Расходы на командировки в налоговом учете

Как учесть в налоговом учете расходы на питание сотрудника в гостинице во время командировки? Как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников? Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы сотрудника на такси до аэропорта, из которого он вылетал в командировку?

Как при расчете налога на прибыль учесть средний заработок, сохраняемый на время командировки, если командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом?

При расчете налога на прибыль по методу начисления сумму сохраняемого среднего заработка включают в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц в отдельности. Средний заработок, сохраняемый на время командировки, относится к расходам на оплату труда (п. 6 ст. 255 НК РФ). Значит, к таким выплатам применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты. Такой вывод следует из пунктов 1 и 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Косвенно такой подход подтверждает и Минфин России в письмах от 28 марта 2008 г. № 03-03-06/1/212 и от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641. И хотя данные письма Минфина России посвящены отпускным, подход в случае с командировками аналогичен.

Как учесть в налоговом учете расходы на питание сотрудника в гостинице во время командировки?

Это зависит от того, как гостиница оформила документы. Если в счете гостиницы расходы на питание показаны отдельно, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не выделены, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников?

Если компания арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически не обоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178.

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы сотрудника на такси до аэропорта, из которого он вылетал в командировку?

Да, можно. Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственное требование: такие расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По Трудовому кодексу РФ организация обязана возместить сотруднику все расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). В этот документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339.

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на медицинскую страховку во время пребывания работника в загранкомандировке?

Да, можно. Многие государства не разрешают въезд в страну без оформления медицинской страховки. Поэтому расходы на ее получение при направлении сотрудника в командировку экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. «г» п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Подтвердить их можно страховым полисом и справкой о том, что страховка является обязательным условием выдачи въездной визы.

Если эти условия выполнены, расходы на оформление медицинской страховки включите в состав командировочных расходов и учтите при налогообложении прибыли. Основание – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость услуг по бронированию мест в гостинице?

Да. Оплату услуг по бронированию номера можно включить в состав расходов на командировку как дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).

Подтверждают эту точку зрения некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).

Сентябрь 2013 г.

Расходы

Консультации по теме:

Налогообложение расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно

Электронные первичные документы для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль

Расходы на стоянку авто, мойку, платную дорогу и дорожные штрафы

Представительские расходы в налоговом учете

Документальное подтверждение расходов в налоговом учете